Subunternehmer in Deutschland: Alle wichtigen Unterlagen erklärt

Für Einsätze in Deutschland benötigen Subunternehmer unterschiedliche verpflichtende Unterlagen. Dazu gehören unter anderem die Freistellungsbescheinigung, A1-Bescheinigungen, gültige Zollmeldungen sowie aktuelle Nachweise zum deutschen Mindestlohn. Da in Deutschland regelmäßig Kontrollen auf Baustellen stattfinden, sind eine korrekte und vollständige Bereitstellung der Unterlagen schon lange kein „nice-to-have“ mehr, sondern zwingend notwendig. Fehlende Dokumente können zu unliebsamen Verzögerungen auf der Baustelle bis hin zu erheblichen Geldstrafen führen.

In diesem Blogartikel erklären wir Ihnen kurz die wichtigsten Unterlagen.

Unterlage #1: Die A1-Bescheinigung

Die A1-Bescheinigung gehört zu den wichtigsten Dokumenten, die bei einer Entsendung nach Deutschland vorgelegt werden müssen. Sie dient als Nachweis, dass im EU-Raum entsendete Mitarbeiter weiterhin in ihrem Heimatland sozialversichert sind. Diese Bescheinigung sollte immer mitgeführt werden, sobald Mitarbeiter auf Projekteinsätzen innerhalb der Europäischen Union tätig sind.

Zusätzlich ist zu erwähnen, dass ein Subunternehmen diese Bescheinigung nicht pauschal für sein Unternehmen beantragen kann, sondern dass diese für jeden entsandten Mitarbeiter separat beantragt und ausgestellt werden muss. Oft verlangen Auftraggeber die A1-Bescheinigung bereits vor Projektbeginn, daher zählt sie zu den ersten Unterlagen, die bei einem geplanten Einsatz in Deutschland organisiert werden müssen.

📖 Lese-Tipp: weitere Informationen zum Thema Sozialversicherung sowie Hilfen zum Antragsverfahren finden Sie auf der offiziellen Website der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA):

https://www.dvka.de/de/arbeitgeber-erwerbstaetige/antraege-finden/elektronisches-antragsverfahren.html

Unterlage #2: Die Freistellungsbescheinigung

Die Freistellungsbescheinigung wird vom deutschen Finanzamt ausgestellt und betrifft insbesondere Unternehmen im Bau- und Baunebengewerbe. Sie dient als Nachweis, dass keine Bauabzugssteuer einbehalten werden muss.

Ohne gültige Freistellungsbescheinigung sind Auftraggeber bei grenzüberschreitender Auftragsvergabe in Deutschland verpflichtet, 15% des Werklohns einzubehalten und an das deutsche Finanzamt abzuführen. Eine Abfuhr des Einbehalts ist sowohl für den Auftraggeber als auch für den Auftragnehmer mit einem erheblichen administrativen Aufwand verbunden. Für eine reibungslose Abrechnung zwischen den beiden Parteien ist eine gültige Freistellungsbescheinigung daher sehr wichtig.

Beantragung der Freistellungsbescheinigung: Der Auftragnehmer beantragt die Freistellungsbescheinigung (nach §48b EStG) direkt beim deutschen Finanzamt; meist wird diese nach erfolgreicher Prüfung innerhalb weniger Wochen vom zuständigen Finanzamt ausgestellt. Sie kann mit einer Gültigkeitsdauer von wenigen Monaten bis hin zu mehreren Jahren ausgestellt werden. Jedenfalls ist es empfehlenswert, die neue Bescheinigung schon kurz vor Ablauf der aktuell gültigen Version zu beantragen.

📖 Lese-Tipp: Weitere Informationen zur Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG finden Sie auf der offiziellen Website des Bundeszentralamts für Steuern: https://www.bzst.de/DE/Unternehmen/Bauleistungen/bauleistungen.html

Unterlage #3: Zollmeldungen für Deutschland

Die Zollmeldung dient der Anmeldung von Mitarbeitern bei Projekteinsätzen in Deutschland und betrifft insbesondere Branchen mit erhöhtem Kontrollaufkommen – wie im Baugewerbe und Baunebengewerbe.

Sie muss bereits vor Arbeitsbeginn beim deutschen Zollamt eingereicht werden und enthält alle wichtigsten Informationen zum Unternehmen (Arbeitgeber), zum Projekt- bzw. Einsatzort sowie den eingesetzten Mitarbeitern (Arbeitnehmer). Die Zollmeldung wurde ursprünglich ins Leben gerufen, um Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung zu bekämpfen und vorzubeugen. Sie gehört zu den wichtigsten Voraussetzungen für einen rechtssicheren Einsatz in Deutschland und wird auch regelmäßig vom deutschen Zoll kontrolliert. Wir empfehlen auch den Auftraggebern in Deutschland, eine Kopie der Zollmeldung für sämtliches über Subunternehmen eingesetztes Personal anzufordern und abzulegen. Dies erspart bei einer Zollkontrolle viel Zeit und Nerven.

📖 Lese-Tipp: Sämtliche Informationen sowie die Links zu den Meldungsformularen finden Sie auf der offiziellen Webseite des Zollamts: https://www.zoll.de/DE/Home/home_node.html

Unterlage #4: Mindestlohnmeldungen für Deutschland

Die Meldung nach dem Mindestlohngesetz wurde eingeführt, um sicher zu stellen, dass ausländische Unternehmen ihre Mitarbeiter fair und nach den in Deutschland geltenden Standards bezahlen. Bei Einsätzen in Deutschland gelten die deutschen Mindestlohnvorschriften nämlich fast immer auch für ausländische Unternehmen, die Mitarbeiter dorthin entsenden.

Die Mindestlohnmeldung erfolgt elektronisch über das Meldeportal des deutschen Zolls und muss bereits vor Projektbeginn abgegeben oder eingereicht werden. Hierbei werden Informationen zum entsendenden Unternehmen, dem Einsatzort, Einsatzzeitraum und den jeweiligen Mitarbeitern erfasst.

💡 Praxis-Tipp: da die Mindestlohnmeldung und die Zollmeldung teilweise sehr ähnliche Daten enthalten, werden diese Meldungen in der Praxis häufig gemeinsam vorbereitet.

Verstöße gegen die deutschen Mindestlohnvorschriften können zu erheblichen Geldstrafen führen und sollten daher keinesfalls unterschätzt werden.

📖 Lese-Tipp: weitere Informationen zur Anmeldung bei Entsendungen finden Sie auf der offiziellen Website des deutschen Zolls: https://www.zoll.de/DE/Fachthemen/Arbeit/Anmeldungen-bei-Entsendung/Anmeldung/anmeldung_node.html

Unterlage #5: Wichtige Baustellenunterlagen

Neben den eben schon erklärten Bescheinigungen und Meldedokumenten verlangen manche Auftraggeber von deren Subunternehmen noch weitere Unterlagen. Welche Unterlagen konkret benötigt werden, hängt oft mit den internen Richtlinien des Auftraggebers, aber auch mit dem spezifischen Projekt oder Einsatzort ab.

Unterlagen, die meist vorliegen müssen, sind:

·      Reisepässe oder Personalausweise des eingesetzten Personals

·      Gewerbeanmeldung des Subunternehmens

·      Handelsregisterauszug des Subunternehmens

·      Versicherungsnachweis (Haftpflichtversicherung)

·      Etwaige Qualifikations- und Befähigungsnachweise der Mitarbeiter

💡 Praxis-Tipp: alle Unterlagen sollten bereits vor Projektstart vollständig und digital verfügbar sein. So können diese bei einer etwaigen Kontrolle schnell und unkompliziert zur Verfügung gestellt werden.

Fazit: Gute Vorbereitung spart Zeit & Kosten

Um einen reibungslosen Start Ihres Projekts in Deutschland zu gewährleisten, ist eine gute Vorbereitung unerlässlich. Die A1-Bescheinigung, Freistellungsbescheinigung sowie Mindestlohn- und Zollmeldungen sollten rechtzeitig organisiert werden. Hier kann Ihnen eine passende Subfirmenvermittlung einiges an organisatorischem Aufwand abnehmen. Wir von MONTEXA stehen Ihnen gerne zur Seite und kümmern uns im Hintergrund um die Kontrolle aller benötigten Dokumente – damit Sie Ihre Zeit in andere Dinge investieren können.

Checkliste für Deutschland-Einsätze

• A1-Bescheinigung vorhanden?

• Freistellungsbescheinigung gültig?

• Zollmeldung durchgeführt?

• Mindestlohnvorgaben geprüft?

• Baustellenunterlagen vollständig?