Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG einfach erklärt – warum sie für Subunternehmer so wichtig ist
📚 Teil unserer Wissensreihe „Recht & Compliance“
Die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG wird vom Finanzamt in Deutschland ausgestellt. Liegt dem Auftraggeber eine gültige Freistellungsbescheinigung vor, muss dieser keinen Steuerabzug bei Bauleistungen einbehalten und an das Finanzamt abführen. Sie zählt somit zu den wichtigsten Dokumenten bei Bauleistungen in Deutschland.
Ist diese Bescheinigung nicht vorhanden, muss der Auftraggeber bei der Zahlung der Rechnung 15 % der Gegenleistung einbehalten und an das Finanzamt abführen. Dies kann einerseits eine Liquiditätsbelastung beim Auftragnehmer und andererseits einen erheblichen Verwaltungsaufwand beim Auftraggeber verursachen. Daher ist es wichtig, dass beide Seiten genau wissen, worauf sie achten müssen.
Inhaltsverzeichnis
Was ist die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG?
Die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG bescheinigt dem Auftraggeber, dass für den Auftragnehmer grundsätzlich kein Steuerabzug bei Bauleistungen nach § 48 EStG vorzunehmen ist. Im Gesetz wird dies unter anderem damit begründet, dass „der zu sichernde Steueranspruch nicht gefährdet erscheint“… und somit die Freistellungsbescheinigung „den Leistungsempfänger von der Pflicht zum Steuerabzug befreit.“
💡 Lese-Tipp: Den vollständigen Gesetzestext finden Sie im Amtlichen Einkommensteuer-Handbuch, veröffentlicht auf der offiziellen Website des Bundesministeriums für Finanzen: https://esth.bundesfinanzministerium.de/esth/2025/A-Einkommensteuergesetz/VII-Steuerabzug-bei-Bauleistungen-48-48d/Paragraf-48b/inhalt.html
Die Freistellungsbescheinigung zum Steuerabzug bei Bauleistungen wird wie beschrieben vom zuständigen Finanzamt ausgestellt und enthält unter anderem folgende Punkte:
· Name und Anschrift des Unternehmens
· Finanzamtsnummer
· Steuernummer des Unternehmens
· Sicherheitsnummer
· Datum der Ausstellung
· Gültigkeitszeitraum der Bescheinigung
· Daten des ausstellenden Finanzamts
Zur besseren Verständlichkeit haben wir hier einen Screenshot einer anonymisierten Freistellungsbescheinigung für Sie hochgeladen
Je nach Finanzamt kann das Layout geringfügig variieren. Die enthaltenen Informationen sind jedoch grundsätzlich vergleichbar.
Wann wird eine Freistellungsbescheinigung benötigt?
Die Freistellungsbescheinigung wird immer dann benötigt, wenn Bauleistungen im Sinne des § 48 EStG erbracht werden. Das betrifft sowohl deutsche als auch ausländische Unternehmen, die Bauleistungen in Deutschland ausführen. Auch wenn man bei dem Wort „Bauleistungen“ in erster Linie vielleicht nur an Maurer, Schaler oder Hoch- und Tiefbauer denken mag – es sind nicht nur klassische Bauunternehmen von dieser Regelung betroffen. Beispiele für betroffene Gewerke sind unter anderem auch Elektriker, HKLS- und Installationsbetriebe, Schlosser, Schweißer, Metallbauer, Trockenbauer, Maler, Fliesenleger sowie sämtliche Montageunternehmen, die Bauleistungen erbringen.
Entscheidend hierfür ist wie so oft nicht nur, was am Papier steht – die tatsächlich ausgeführte Tätigkeit ist ausschlaggebend, nicht nur die Unternehmensbezeichnung oder die Eintragung im Gewerberegister. Auch Unternehmen, die überwiegend Montage- oder Installationsarbeiten durchführen, fallen demnach häufig unter die Regelungen der Bauabzugssteuer.
Wie lange ist die Freistellungsbescheinigung gültig?
Die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG ist immer zeitlich befristet. Unbefristete Freistellungsbescheinigungen werden grundsätzlich nicht ausgestellt und daher muss sie nach Ablauf neu beim Finanzamt beantragt werden. Wie lange eine Freistellungsbescheinigung gültig ist, entscheidet das zuständige Finanzamt im Einzelfall. Hierbei können sich die Zeiträume stark unterscheiden – in der Praxis reicht die Gültigkeitsdauer von wenigen Monaten bis hin zu einem Jahr oder länger.
Wie können Auftraggeber die Gültigkeit der Freistellungsbescheinigung prüfen?
Jede Freistellungsbescheinigung verfügt über eine Sicherheitsnummer, mit deren Hilfe Auftraggeber die Gültigkeit online beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) überprüfen können. Vor allem bei einer langfristigen Zusammenarbeit wird eine regelmäßige Überprüfung empfohlen, da die Bescheinigung bei Vorliegen gewisser Negativmerkmale jederzeit widerrufen werden kann.
Für die Online-Prüfung werden folgende Informationen benötigt:
· Das Bundesland des ausstellenden Finanzamts
· Steuernummer des Auftragnehmers
· Sicherheitsnummer (laut Freistellungsbescheinigung, 8- oder 12-stellig)
💡 Gut zu wissen: Die Prüfung erfolgt über das BZStOnline-Portal (EIBE): https://eibe.bff-online.de/eibe/index.xhtml. Für die Nutzung des EIBE-Portals ist eine einmalige Online-Registrierung erforderlich. Nach der Registrierung können Freistellungsbescheinigungen jederzeit schnell und unkompliziert überprüft werden.
Was passiert ohne Freistellungsbescheinigung?
Liegt dem Auftraggeber keine gültige Freistellungsbescheinigung vor, ist er grundsätzlich verpflichtet, den Steuerabzug bei Bauleistungen vorzunehmen. Er überweist die Rechnung somit nicht vollständig an den Auftragnehmer, sondern behält einen Teil davon ein und führt diesen an das zuständige Finanzamt ab.
Wie wird der Steuerabzug berechnet?
Ihnen liegt eine Rechnung Ihres Subunternehmers über 10.000 € vor und leider ist die Freistellungsbescheinigung abgelaufen. Viele würden nun annehmen, dass 15 % der Rechnungssumme, also 1.500 € an das Finanzamt abgeführt werden müssen. Das ist jedoch FALSCH.
Wie in unserem Fachartikel „Reverse Charge - so funktioniert die Abrechnung mit Subunternehmern“ beschrieben, werden Rechnungen von ausländischen Subunternehmen sowie von vielen inländischen Bauunternehmen häufig ohne Ausweis der Umsatzsteuer ausgestellt. Die Umsatzsteuer geht im Reverse-Charge-Verfahren auf den Leistungsempfänger über, also auf den Auftraggeber.
Genau dieser Zusammenhang führt beim Thema Bauabzugssteuer häufig zu Fehlern. Viele gehen nämlich irrtümlich davon aus, dass einfach 15 % vom Rechnungsbetrag (= vom Nettobetrag) berechnet und abgeführt werden müssen. Die Bemessungsgrundlage ist jedoch nicht der Nettobetrag, sondern die sogenannte „Gegenleistung nach § 48 EStG“.
Die Gegenleistung ist vereinfacht gesagt, der Rechnungsbetrag vermehrt um die Umsatzsteuer. Diese umfasst grundsätzlich auch die Umsatzsteuer, selbst wenn die Rechnung aufgrund des Reverse-Charge-Verfahrens netto ausgestellt wurde. Deshalb muss der Rechnungsbetrag zuerst um die Umsatzsteuer erhöht werden. Erst von dieser Gegenleistung werden anschließend 15 % Steuerabzug berechnet und abgeführt.
Praxisbeispiel: So wird der Steuerabzug nach § 48b korrekt berechnet
Rechnungsbetrag: 10.000 €
Schritt 1: Die Gegenleistung berechnen, hierzu den Rechnungsbetrag um die fiktive Umsatzsteuer erhöhen 10.000 € x 19% USt = 1.900 € somit 10.000€ + 1.900 € = 11.900 € Gegenleistung
Schritt 2: Steuerabzug auf Basis der Gegenleistung berechnen 11.900 € Gegenleistung x 15 % Bauabzugssteuer = 1.785 €
Schritt 3: Auszahlung des verminderten Betrags an den Auftragnehmer 10.000 € Rechnungsbetrag – 1.785 € Bauabzugssteuer =Auszahlung an den Auftragnehmer somit 8.215 €
Schritt 4: Abfuhr von 1.785 € Steuer an das Finanzamt
Wie erhalten Subunternehmer die einbehaltene Steuer zurück?
Die gute Nachricht vorweg – die einbehaltene Steuer geht selbstverständlich nicht verloren. In der Regel wird sie auf die aktuelle Steuerschuld angerechnet. Ist keine Steuerschuld vorhanden, kann eine Antrag auf Rückzahlung beim Finanzamt gestellt werden. Für Unternehmen, die nicht in Deutschland veranlagt werden, erfolgt dies ebenfalls über einen Rückerstattungsantrag.
So läuft der Erstattungsantrag ab
Hierzu müssen Auftragnehmer das Formular „Antrag auf Erstattung von
Abzugsbeträgen (§ 48c Abs. 2 EStG)“ ausfüllen und an das zuständige Finanzamt übermitteln.
Schritt 1: Antragsformular herunterladen Gerne übermitteln wir Ihnen kostenlos eine Kopie des Antragsformulars, senden Sie uns hierfür einfach eine kurze Mail an office@montexa.at. Zur besseren Orientierung finden Sie hier einen Screenshot des offiziellen Erstattungsantrags nach § 48c Abs. 2 EStG:
Schritt 2: Antragsformular ausfüllen Hierfür müssen zwingend angegeben werden:
Unternehmensdaten
Bankverbindung
Daten der/des Leistungsempfänger(s) (Auftraggeber)
Abgezogene Beträge
Schritt 3: Die vom Auftraggeber ausgestellten Bescheinigungen beilegen Auftraggeber füllen bei Abfuhr der Steuer ein Formular aus, auf dem die Rechnungsdaten sowie die Beträge genau aufgeschlüsselt sind. Auftragnehmer sollten zur schnelleren Abwicklung hiervon eine Kopie anfordern und dem Antrag beilegen.
Schritt 4: Antrag unterschreiben und an das Finanzamt übermitteln
Schritt 5: Prüfung durch das Finanzamt und Rückerstattung auf die angegebene Bankverbindung
Zu beachten ist, dass die Bearbeitungszeit eines Antrags mehrere Wochen bis Monate dauern kann. Ein genauer Bearbeitungszeitraum wird vom Finanzamt nicht genannt. Deshalb ist die einfachere Lösung immer, eine gültige Freistellungsbescheinigung vor Projektbeginn zu beantragen.
FAQ: Häufige Fragen zum Thema Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG
Wer muss eine Freistellungsbescheinigung beantragen?
Die Freistellungsbescheinigung wird vom Auftragnehmer beim zuständigen Finanzamt beantragt. Anschließend legt er sie seinem Auftraggeber vor.
Ist eine Freistellungsbescheinigung Pflicht?
Nein. Liegt jedoch keine gültige Freistellungsbescheinigung vor, muss der Auftraggeber in der Regel den Steuerabzug bei Bauleistungen vornehmen.
Wie lange ist eine Freistellungsbescheinigung gültig?
Die Gültigkeitsdauer legt das zuständige Finanzamt fest.
Kann eine Freistellungsbescheinigung widerrufen werden?
Ja. Erfüllt das Unternehmen die gesetzlichen Voraussetzungen nicht mehr, kann das Finanzamt die Freistellungsbescheinigung jederzeit widerrufen.
Wie kann ich die Gültigkeit einer Freistellungsbescheinigung prüfen?
Die Gültigkeit kann online über das BZStOnline-Portal (EIBE) geprüft werden. Hierfür werden das Bundesland, die Steuernummer des Auftragnehmers und die Sicherheitsnummer benötigt.
Kann die einbehaltene Bauabzugssteuer zurückgefordert werden?
Ja. Die einbehaltene Bauabzugssteuer kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen auf die Steuerschuld angerechnet oder über einen Erstattungsantrag zurückgefordert werden.
Gilt die Freistellungsbescheinigung auch für ausländische Unternehmen?
Ja. Auch ausländische Unternehmen können eine Freistellungsbescheinigung beantragen, wenn sie Bauleistungen in Deutschland erbringen und die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen.
Fazit
Gerade bei der Zusammenarbeit mit ausländischen Subunternehmern gehört die Freistellungsbescheinigung zu den wichtigsten Unterlagen, da sie die ordnungsgemäße Abwicklung von Bauleistungen in Deutschland erleichtert und unnötigen Verwaltungsaufwand vermeidet.
Kommentare