Entsendemeldung bei Auslandseinsätzen – ZKO-Meldung in Österreich und Zollmeldung in Deutschland einfach erklärt
📚 Teil unserer Wissensreihe „Recht & Compliance“
Die Entsendemeldung (auch oft „Zollmeldung“ genannt) ist eine Meldung, mit der grenzüberschreitende Arbeitseinsätze den zuständigen Behörden des jeweiligen Einsatzlandes gemeldet werden. Sie dient vor allem der Kontrolle der Einhaltung der arbeits- und lohnrechtlichen Vorschriften und zielt auf die Bekämpfung von Lohn- und Sozialdumping ab. Wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend in einem anderen EU-/EWR-Mitgliedstaat eingesetzt wird, können meist schon vor Beginn der Tätigkeit Meldepflichten entstehen.
In Österreich müssen Entsendungen über die Zentrale Koordinationsstelle (ZKO) gemeldet werden, weshalb man hier von der „ZKO-Meldung“ spricht.
In Deutschland erfolgt die Meldung über das Meldeportal-Mindestlohn. In der Praxis wird hierfür meist der Begriff „Zollmeldung“ verwendet.
In diesem Artikel erklären wir kurz und kompakt, wann eine Entsendemeldung erforderlich ist und welche Unterschiede zwischen den Meldungen für Deutschland und Österreich bestehen. Wer die jeweiligen Meldepflichten kennt und rechtzeitig erfüllt, schafft eine wichtige Voraussetzung für einen rechtssicheren grenzüberschreitenden Einsatz.
Inhaltsverzeichnis
Entsendemeldung und A1-Bescheinigung – was ist der Unterschied?
Die Entsendemeldung und die A1-Bescheinigung sind bei grenzüberschreitenden Arbeitseinsätzen häufig parallel erforderlich. Das eine Dokument ersetzt jedoch nicht das andere. Je nach Einsatz können beide erforderlich sein, um eine Entsendung korrekt abzuwickeln.
Die A1-Bescheinigung dient lediglich als Nachweis des zuständigen Sozialversicherungssystems, wohingegen der Fokus bei der Entsendemeldung auf arbeitsrechtlichen und lohnrechtlichen Punkten liegt.
📖 Lese-Tipp: In unserem Fachartikel „A1-Bescheinigung bei Entsendung – Voraussetzungen, Beantragung und Kontrolle einfach erklärt“ greifen wir die wichtigsten Punkte rund um die A1-Bescheinigung im Detail auf.
💡 Gut zu wissen: Anders als bei der A1-Bescheinigung können bei Entsendemeldungen (wie z. B. der ZKO3-Meldung) mehrere Arbeitnehmer in einem gemeinsamen Formular angegeben werden, sofern sie alle zu dem gleichen Einsatz gehören. Es ist also nicht grundsätzlich eine separate Entsendemeldung pro Arbeitnehmer erforderlich. Die A1-Bescheinigung hingegen ist personenbezogen.
Praxisbeispiel: Ein slowenischer Subunternehmer entsendet ein 4er-Team Elektriker für ein gemeinsames Projekt in Wien. Dann können grundsätzlich alle vier Elektriker in derselben ZKO-Meldung erfasst werden.
ZKO-Meldung bei der Entsendung nach Österreich 🇦🇹
Wenn ein ausländisches (Sub)Unternehmen Arbeitnehmer für vorübergehende Arbeitseinsätze nach Österreich entsendet, ist grundsätzlich eine ZKO-Meldung erforderlich. Voraussetzung ist, dass es sich um eine grenzüberschreitende Entsendung mit Leistungserbringung in Österreich handelt. Die Entsendemeldung ist unabhängig von der Dauer des Einsatzes zu erbringen. Auch kurzfristige Einsätze, die nur einen oder wenige Tage andauern, können meldepflichtig sein. Eine allgemeine Bagatellgrenze aufgrund einer sehr kurzen Einsatzdauer gibt es nicht.
ZKO3 oder ZKO4 – was ist der Unterschied?
Welches der beiden Formulare muss nun bei der Zentralen Koordinationsstelle eingereicht werden?
Das ZKO3-Formular wird bei der klassischen grenzüberschreitenden Entsendung von Arbeitnehmern nach Österreich verwendet. Das heißt, dass Arbeitnehmer vorübergehend Leistungen in Österreich erbringen, während sie weiterhin bei ihrem ausländischen Arbeitgeber angestellt bleiben. Wenn ein ausländischer Subunternehmer mit eigenem Personal eine Leistung auf Werkvertragsbasis ausführt, ist dies ein typischer Fall für eine ZKO3-Meldung.
Denn Achtung, eine Entsendung und eine Arbeitskräfteüberlassung sind rechtlich klar voneinander zu unterscheiden. Von einer grenzüberschreitenden Arbeitskräfteüberlassung nach Österreich wird gesprochen, wenn Arbeitskräfte einem österreichischen Unternehmen überlassen werden. Ein wesentliches Merkmal kann dabei sein, dass die überlassenen Arbeitskräfte in den österreichischen Betrieb eingegliedert werden und nach dessen organisatorischen Vorgaben arbeiten. In diesem Fall wird das ZKO4-Formular für grenzüberschreitende Arbeitskräfteüberlassung benötigt.
Einsatz | Meldung |
Grenzüberschreitende Entsendung nach Österreich (z. B. über ein Subunternehmen) | ZKO3 |
Grenzüberschreitende Arbeitskräfteüberlassung nach Österreich (z. B. über einen Personaldienstleister) | ZKO4 |
📖 Lese-Tipp: In unserem Fachartikel „Werkvertrag oder Arbeitnehmerüberlassung – die wichtigsten Unterschiede für Unternehmen“ erklären wir die Unterschiede zwischen den beiden Modellen genauer.
Welche Angaben und Unterlagen werden für eine ZKO3-Meldung benötigt?
Die ZKO3-Meldung wird ausschließlich elektronisch über das Web-Formular des Bundesministeriums für Finanzen eingereicht. Sie stützt sich auf § 19 Abs. 3 des Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetzes (LSD-BG). Nach Absenden des Formulars erhält man eine Transaktionsnummer sowie ein PDF der Entsendemeldung.
ZKO3-Formular hier online ausfüllen: https://www4.formularservice.gv.at/formularserver/user/formular.aspx?pid=fe66cedb506e495c94b3e826701443e5&pn=B461f73088ab946fe9bd1d1cce573d81a
Folgende Punkte werden im Formular unter anderem abgefragt:
Angaben zum ausländischen Arbeitgeber Unter anderem Firmenname, Adresse, UID-Nummer und Gewerbebefugnis oder Unternehmensgegenstand.
Angaben zur entsandten Person / zu den entsandten Personen Name, Adresse, Staatsbürgerschaft und Geburtsdatum sowie andere persönliche Daten der entsandten Arbeitskräfte.
Ansprechperson gemäß § 23 LSD-BG Eine während der Entsendung für die österreichischen Behörden erreichbare Ansprechperson, beispielsweise einer der entsandten Arbeitnehmer.
Angaben zum österreichischen Auftraggeber Unter anderem Firmenname, Adresse, UID-Nummer und Kontaktdaten.
Zeitraum der Entsendung nach Österreich Beginn und voraussichtliche Dauer
Einsatzort in Österreich genaue Anschrift des Projekts
Angaben zur Bereithaltung der Melde- und Lohnunterlagen Angabe, wo und durch wen die erforderlichen Unterlagen während des Einsatzes bereitgehalten werden.
Zollmeldung bei der Entsendung nach Deutschland 🇩🇪
Wenn ein ausländischer Arbeitgeber Mitarbeiter auf vorübergehende Arbeitseinsätze in Deutschland entsendet, kann eine Zollmeldung erforderlich sein. Aber Achtung, die Meldepflicht hängt davon ab, unter welche gesetzlichen Regelungen und Branchen der konkrete Einsatz fällt. Nicht jede Entsendung nach Deutschland ist somit automatisch meldepflichtig.
Eine Meldepflicht besteht beispielsweise für ausländische Arbeitgeber, deren Arbeitnehmer in Deutschland in bestimmten gesetzlich erfassten Branchen eingesetzt werden. Dazu zählt insbesondere das Baugewerbe. Auch weitere Branchen und Tätigkeiten können unter die Meldepflicht nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) oder Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) fallen. Entscheidend für die Meldepflicht ist somit nicht allein die Berufsbezeichnung des entsandten Arbeitnehmers, sondern insbesondere die konkrete Tätigkeit und die Branchenzugehörigkeit des Betriebs.
💡 Gut zu wissen: Ob für einen konkreten Einsatz eine Zollmeldung erforderlich ist, kann auf der Website des deutschen Zolls anhand der geltenden Meldepflichten und Branchen geprüft werden: https://www.zoll.de/DE/Fachthemen/Arbeit/Mindestarbeitsbedingungen/Mindestlohn-AEntG-Lohnuntergrenze-AUeG/Branchen-Mindestlohn-Lohnuntergrenze/uebersicht_arbeitsbedingungen.html
Wie erfolgt die Zollmeldung über das Meldeportal-Mindestlohn?
Die Zollmeldung erfolgt online durch den ausländischen Arbeitgeber über das offizielle Meldeportal-Mindestlohn der deutschen Zollverwaltung. Die Meldung muss bei bestehender Meldepflicht grundsätzlich vor Beginn der Beschäftigung erfolgen.
👉 Meldeportal-Mindestlohn: https://www.meldeportal-mindestlohn.de/
Um die Meldung durchzuführen, ist vorab eine Registrierung und Einrichtung eines Benutzerkontos erforderlich.
Folgende Punkte werden im Formular unter anderem abgefragt:
Angaben zum ausländischen Arbeitgeber Firmenname, Adresse und weitere Unternehmensdaten
Angaben zur entsandten Person / zu den entsandten Personen Name, Geburtsdatum und persönliche Daten der entsandten Arbeitnehmer
Angaben zum Einsatz in Deutschland Beginn und voraussichtliche Dauer der Beschäftigung sowie der genaue Einsatzort
Angaben zur Tätigkeit Beschreibung der in Deutschland ausgeübten Beschäftigung
Angaben zur verantwortlich handelnden Person des Arbeitgebers Ansprechperson des Arbeitgebers
Angaben zum Zustellungsbevollmächtigten sofern diese Person nicht mit der verantwortlich handelnden Person identisch ist
Angaben zur Bereithaltung der Unterlagen Angabe, wo und durch wen die erforderlichen Unterlagen während des Einsatzes bereitgehalten werden
Fazit: Entsendemeldungen vor dem Auslandseinsatz richtig vorbereiten
Wer grenzüberschreitende Einsätze plant, sollte demnach die Meldepflichten des jeweiligen Einsatzlandes frühzeitig prüfen und die erforderlichen Unterlagen während des Einsatzes verfügbar halten.
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FAQ: Häufige Fragen zur Entsendemeldung
Was ist eine Entsendemeldung?
Eine behördliche Meldung über einen grenzüberschreitenden Arbeitseinsatz von Arbeitnehmern.
Ist die Entsendemeldung dasselbe wie die A1-Bescheinigung?
Nein. Die A1-Bescheinigung betrifft die Sozialversicherung, die Entsendemeldung insbesondere arbeits- und lohnrechtliche Vorgaben.
Was ist der Unterschied zwischen ZKO3 und ZKO4?
ZKO3 betrifft Entsendungen, ZKO4 die grenzüberschreitende Arbeitskräfteüberlassung nach Österreich.
Braucht jeder Arbeitnehmer (in Österreich) eine eigene ZKO3-Meldung?
Nein. Mehrere Arbeitnehmer desselben Einsatzes können grundsätzlich gemeinsam gemeldet werden.
Ist jede Entsendung nach Deutschland meldepflichtig?
Nein. Die Meldepflicht hängt insbesondere von den gesetzlichen Vorgaben und der Branchenzugehörigkeit ab.
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