Scheinselbstständigkeit vermeiden – so schützen sich Auftraggeber vor hohen Strafen
📚 Teil unserer Wissensreihe „Recht & Compliance“
Die Zusammenarbeit mit Subunternehmen bietet sehr viele Vorteile, vorausgesetzt die rechtlichen Rahmenbedingungen werden berücksichtigt und eingehalten. Die sogenannte Scheinselbstständigkeit wird leider oft unbewusst verursacht – gar nicht absichtlich. Kommt es zur Scheinselbstständigkeit, kann das hohe finanzielle und rechtliche Folgen haben.
In diesem Artikel erklären wir, worauf Unternehmen besonders achten sollten, um Scheinselbstständigkeit zu vermeiden und Problemen in Zukunft vorzubeugen.
Inhaltsverzeichnis
Was bedeutet Scheinselbstständigkeit?
Grundsätzlich wirkt ein Unternehmer nach außen selbstständig. Spricht man allerdings von Scheinselbstständigkeit, trügt der Schein der Selbstständigkeit, denn tatsächlich arbeitet der Unternehmer wie ein Arbeitnehmer in einem fremden Unternehmen. Die Zusammenarbeit läuft dabei wie in einem weisungsgebundenen Angestelltenverhältnis ab.
Auch ein Werkvertrag alleine schließt es nicht aus, dass die Behörden von einer Scheinselbstständigkeit ausgehen. In der Praxis wird immer die Gesamtsituation bewertet, nicht nur die Art des Vertrages. Selbst die Gewerbeanmeldung oder eine UID-Nummer schützen davor nicht. Entscheidend ist vielmehr, wie die Zusammenarbeit tatsächlich gelebt wird und ob eine Weisungsgebundenheit besteht.
💡 Lese-Tipp: Sie möchten mehr über die richtige Gestaltung eines Werkvertrags erfahren? In unserem Beitrag „Werkvertrag einfach erklärt – das müssen Unternehmen wirklich wissen“ erklären wir die wichtigsten Grundlagen einfach und praxisnah.
Weisungsgebunden oder weisungsfrei – wo liegt der Unterschied?
Werden Arbeiten weisungsgebunden erledigt, werden Behörden oft schnell hellhörig, denn das kann stark auf eine Scheinselbstständigkeit oder Arbeitnehmerüberlassung hindeuten. Von Weisungsgebundenheit spricht man, wenn der Auftraggeber dem Subunternehmer oder seinen Mitarbeitern genaue Anweisungen gibt. Dabei wird beispielsweise vorgegeben, wie, wann und von wem die Arbeiten ausgeführt werden. Weitere Merkmale sind beispielsweise, wenn die Arbeitszeiten fest durch den Auftraggeber geregelt werden, die Arbeiten laufend wie bei eigenen Mitarbeitern kontrolliert werden oder Urlaube sowie Pausen vom Auftraggeber vorgegeben werden.
Beispiel: „Martin, geh heute auf Baustelle XY und montiere dort Lampen bis 15 Uhr.“
Wenn man von Weisungsfrei spricht, wird das gewünschte Endergebnis kommuniziert. Wie, wann und von wem die Arbeiten konkret ausgeführt werden, organisiert das Subunternehmen grundsätzlich selbst.
Beispiel: „Die Lampen müssen bis Freitag montiert sein.“
Die Scheinselbstständigkeit kann dazu führen, dass Sozialabgaben, Steuern oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen umgangen werden. Genau deshalb prüfen Behörden solche Konstellationen besonders genau. Wird eine Scheinselbstständigkeit festgestellt, können erhebliche rechtliche und finanzielle Folgen entstehen.
💡 Lese-Tipp: Sie möchten genauer wissen, wo die Grenze zwischen Werkvertrag und Arbeitnehmerüberlassung liegt? In unserem Beitrag „Werkvertrag oder Arbeitnehmerüberlassung – die wichtigsten Unterschiede für Unternehmen“ erklären wir die Abgrenzung einfach und praxisnah.
Was kann passieren, wenn eine Scheinselbstständigkeit festgestellt wird?
Probleme zum Thema Scheinselbstständigkeit werden in der Regel erst im Nachhinein festgestellt. Im Falle einer Prüfung kann der vermeintlich Selbstständige von den zuständigen Behörden als tatsächlich Beschäftigter bzw. Arbeitnehmer angesehen und eingestuft werden. Eine solche Einstufung kann auch rückwirkend Folgen für den kompletten Einsatzzeitraum haben. Dadurch entstehen oft nachträglich Pflichten und Kosten für den Auftraggeber, die – bei längeren Einsätzen – durchaus erheblich sein können.
Mögliche Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen, Steuernachforderungen für länger zurückliegende Zeiträume oder gar zusätzliche Säumniszuschläge oder Zinsen – das alles sind Themen, mit denen sich kein Unternehmer herumschlagen möchte. So würde aus einem ursprünglich gut kalkulierten Auftrag auf einmal ein erhebliches Kostenrisiko entstehen.
Wenn die Person tatsächlich als Arbeitnehmer eingestuft werden muss, können je nach Rechtsordnung im Einzelfall beispielsweise folgende Arbeitnehmeransprüche entstehen:
- Urlaubsansprüche
- Entgeltfortzahlung
- Entgelt- bzw. Lohnansprüche
- weitere Arbeitnehmerrechte
Zusätzlich können Nachforderungen entstehen, beispielsweise für:
- Sozialversicherungsbeiträge
- Steuern
- Säumniszuschläge, Zinsen
Zusätzlich ist jede Prüfung durch eine Behörde mit einem erheblichen Verwaltungsaufwand verbunden. Rechtliche Schwierigkeiten können darüber hinaus den Projektablauf stören oder verzögern. Dadurch können wiederum Stehzeiten oder sogar Pönalen aufgrund verpasster Deadlines entstehen. Deshalb ist es umso wichtiger, von Anfang an klare Strukturen zu schaffen und das Projekt rechtssicher umzusetzen.
Woran erkennt man Scheinselbstständigkeit?
Scheinselbstständigkeit lässt sich nicht an einem einzigen Punkt festmachen, hier muss das „große Ganze“ betrachtet werden. Kurz gesagt, Vertrag und Umsetzung müssen zusammenpassen. Je mehr arbeitnehmertypische Merkmale vorhanden sind, desto kritischer wird es.
Spricht eher für Selbstständigkeit ✅ | Kann auf Scheinselbstständigkeit hindeuten ⚠️ |
Organisation der Arbeiten durch den Auftragnehmer | Organisation der Arbeiten durch den Auftraggeber |
Nur eingeschränkte Weisungen vom Auftraggeber | Anweisungen ausschließlich vom Auftraggeber |
Auftragnehmer teilt das Team ein, wählt die Mitarbeiter aus | Auftraggeber teilt selbst ausgewählte Mitarbeiter ein |
unternehmerisches Risiko beim Auftragnehmer | kein unternehmerisches Risiko beim Auftragnehmer |
eigene Betriebsmittel/Werkzeuge | vollständige Ausstattung durch Auftraggeber |
eigenständiges Auftreten | Eingliederung wie eigene Mitarbeiter |
Tätigkeit für mehrere Auftraggeber | langfristige wirtschaftliche Abhängigkeit von einem einzelnen Auftraggeber |
Ergebnis/Leistung steht im Vordergrund | reine Arbeitskraft steht im Vordergrund |
Die Tabelle bietet nur einen Überblick und eine Hilfe zur Erkennung und Vermeidung von Scheinselbstständigkeit. Wie gesagt, treffen hier meistens mehrere Faktoren zusammen, die dann den Behörden ein klares Bild vermitteln. Gerne gehen wir hier auf die häufigsten Fehler nochmals kurz genauer ein:
Achtung bei direkten Anweisungen an Mitarbeiter des Subunternehmens
Damit die Selbstständigkeit des Auftragnehmers erhalten bleibt, steuert der Auftraggeber einzelne Mitarbeiter nicht. Der Ansprechpartner sollte immer der Verantwortliche des Subunternehmens bleiben – dieser kennt sein Team genau und kann auch am besten abschätzen, welche Arbeitskraft für welche Tätigkeit eingesetzt werden soll. Die genauen Arbeitsabläufe sollten daher nicht vom Auftraggeber direkt vorgegeben werden.
Achtung bei der Eingliederung in den eigenen Betrieb
Auch wenn die Mitarbeiter des Subunternehmens eine wertvolle Ergänzung sind, sollten diese nicht wie eigene Mitarbeiter behandelt und eingegliedert werden. Das heißt, Dinge wie Firmenbekleidung, eigene Firmen-E-Mail-Adressen oder die Teilnahme an internen Abläufen sind nichts für sie, um nur einige Beispiele zu nennen. Außerdem übernimmt die Einsatz- und Personalplanung in jedem Fall das Subunternehmen selbst, nicht der Auftraggeber. Wichtig ist zudem, dass das Subunternehmen als eigenständiges Unternehmen auftritt und eine klare Trennung zwischen eigenem Personal und Subunternehmen zu erkennen ist.
Achtung bei einem unklar definierten Werk
Achten Sie bei der Zusammenarbeit darauf, dass das Werk (oder das gewünschte Ergebnis) klar definiert wurde. Der Fokus liegt nicht nur auf geleisteten Stunden, sondern auf dem gewünschten Arbeitsergebnis. Je genauer dieses vorab definiert wird, desto besser. Sie definieren lediglich, was Sie benötigen – wie die Arbeiten dann im Detail vom Subunternehmer umgesetzt werden oder welche Mitarbeiter geschickt werden, liegt nicht mehr in Ihrem Zuständigkeitsbereich. Dieser Punkt sichert Auftraggeber nicht nur rechtlich ab, sondern spart auch viel Zeit und Nerven.
Achtung beim Unternehmerrisiko
Bei der Zusammenarbeit mit Subunternehmen gilt ganz eindeutig: das unternehmerische Risiko trägt der Auftragnehmer. Der Subunternehmer ist daher zuständig für das Werkzeug, die Betriebs- und Arbeitsmittel, den Transport, die Organisation und Planung des Personals und vieles mehr. Die internen Entscheidungen werden somit ganz klar vom Subunternehmer getroffen. Das wirtschaftliche Risiko für all diese Punkte, die bei der Entsendung von Mitarbeitern anfallen, liegt somit bei ihm. Auch Mängel und Nachbesserungen sind grundsätzlich das Thema des ausführenden Unternehmens, da dieses für die ordnungsgemäße Leistung verantwortlich ist. Es gilt somit nicht nur „Arbeitskraft gegen Stundenlohn“.
Achtung bei langfristiger Tätigkeit für nur einen Auftraggeber
Ein selbstständiger Unternehmer arbeitet beispielsweise schon seit Jahren immer nur für einen einzigen Kunden und gehört fast schon zum „Inventar“ – Kennen Sie so eine Situation auch? Eine langfristige Tätigkeit für nur einen Auftraggeber kann ein Indiz für eine wirtschaftliche Abhängigkeit sein und sollte daher gemeinsam mit den weiteren Kriterien betrachtet werden. Nur einen Kunden über eine lange Zeit zu haben, ist alleine natürlich noch kein Beweis für die Scheinselbständigkeit. Im Zusammenhang mit weiteren Kriterien betrachtet kommt es hier wieder auf das Gesamtbild an.
Einzelne dieser Merkmale sind also noch kein Beweis für Scheinselbstständigkeit. Treffen jedoch mehrere Punkte gleichzeitig zu, sollte die Zusammenarbeit genauer geprüft werden.
Fazit: So vermeiden Sie Scheinselbstständigkeit
Scheinselbstständigkeit kann auch unbewusst entstehen. Deshalb kommt es darauf an, dass man dieser am besten von Anfang an vorbeugt. Nicht nur ein einzelnes Merkmal ist hier entscheidend, sondern wie die tatsächliche Zusammenarbeit gelebt wird – das Gesamtbild entscheidet. Wir empfehlen daher eine klare Trennung zwischen Auftraggeber und Subunternehmen sowie eindeutig festgelegte Verantwortlichkeiten von Anfang an. Außerdem sollte vor allem bei längeren Projekten die Zusammenarbeit in regelmäßigen Abständen überprüft werden.
Sie möchten die Zusammenarbeit mit Subunternehmen von Anfang an klar und strukturiert aufsetzen? Wir unterstützen Sie gerne bei der Organisation und Vermittlung passender Subunternehmen.
FAQ: Häufige Fragen zur Scheinselbstständigkeit
Was ist Scheinselbstständigkeit?
Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn jemand formal selbstständig ist, tatsächlich aber wie ein Arbeitnehmer beschäftigt wird.
Reicht ein Werkvertrag aus, um Scheinselbstständigkeit zu vermeiden?
Nein. Entscheidend ist nicht nur der Vertrag, sondern wie die Zusammenarbeit tatsächlich umgesetzt wird.
Woran erkennt man Scheinselbstständigkeit?
Typische Hinweise sind Weisungsgebundenheit, Eingliederung in den Betrieb, fehlendes Unternehmerrisiko und mangelnde Eigenständigkeit.
Welche Folgen kann Scheinselbstständigkeit haben?
Möglich sind unter anderem Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern sowie weitere rechtliche und finanzielle Folgen.
Wie können Auftraggeber Scheinselbstständigkeit vermeiden?
Durch klare Verantwortlichkeiten, unternehmerische Eigenständigkeit des Subunternehmens und eine Zusammenarbeit, die auch tatsächlich dem vereinbarten Modell entspricht.
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